Wielozadaniowość, inaczej zwana z ang. multitasking to cecha osobowości, która w dzisiejszych czasach jest jednocześnie pożądana a z drugiej strony niedoceniana. Multitasking (patrząc szerzej, nie tylko zawodowo) to taka złożoność charakteru i osobowości, która powoduje, że nie jesteśmy w stanie skoncentrować się na wybranej, wąskiej specjalizacji w życiu i zawodowo. Jest to pewien zespół cech, powodujący z jednej strony nadmierną ambicję w wykonywaniu dobrze wielu rzeczy na raz a z drugiej trudność w byciu perfekcyjnym i bardzo dobrym w każdej z tych dziedzin.

Wielozadaniowość wg nomenklatury informatycznej to cecha systemu operacyjnego umożliwiająca równoczesne wykonywanie więcej niż jednego procesu. 

Czy wielozadaniowość pomaga nam w życiu i w osiąganiu sukcesów, zarówno prywatnych jak również zawodowych i finansowych?

Trudno powiedzieć, ponieważ w każdym przypadku może wyglądać to inaczej.

Jeśli przytoczę opisy badań eksperckich (https://interviewme.pl/) dotyczących multitasking w pracy zawodowej, to okazuje się, że wykonywanie jednocześnie kilku czynności na raz nie wpływa korzystnie na jakość ich wykonania:

„Jak zauważają eksperci z University of Southern California, multitasking przyczynia się do większej liczby błędów i generalnie gorszej jakości wykonania zadań. 

Co ciekawe, multitasking wpływa na to, w jaki sposób pracuje nasz mózg. Podczas pracy nad jednym zadaniem, ​​obie strony kory przedczołowej odpowiedzialnej za skupienie, współpracują ze sobą w harmonii. Jak wynika z badań naukowców z Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (INSERM) w Paryżu, w przypadku dwóch różnych zadań, poszczególne strony mózgu działają niezależnie. Powoduje to problemy z zapamiętywaniem szczegółów oraz popełnianie aż trzykrotnie większej liczby błędów.

Z kolei badacze z University of London dowodzą, że multitasking wpływa na mózg podobnie jak palenie marihuany lub brak snu w nocy. Iloraz inteligencji (IQ) badanych, którzy wykonywali wiele zadań jednocześnie, spadał średnio o 15 punktów i był porównywalny do 8-latka.

Co ciekawe, z badania pracowników Yale School of Management wynika, że multitasking może wpływać pozytywnie na poziom realizacji zadań, jeśli są one bardzo do siebie podobne. Mówimy wówczas o „iluzji” multitaskingu. Błędy i brak koncentracji pojawia się wtedy, gdy wykonujemy dwie bardzo się różniące czynności — np. oglądamy telewizję i czytamy książkę.”

Czy umiejętność prowadzenia wielu projektów jednocześnie, działania pod presją stresu i czasu, elastyczność to wymagania dzisiejszych czasów na większość stanowisk? Jak zauważa Dave Crenshaw, autor książki „Mit multitaskingu”, w rzeczywistości powinniśmy mówić raczej o switch taskingu, czyli umiejętności przeskakiwania między zadaniami.

Multitasking właściwie zakorzenia się w nas już od dziecka, tylko rozwija w różny sposób.

Kiedy, my dorośli,  przypomnimy sobie czasy dzieciństwa, spędzanie wolnego czasu na podwórkach, spontanicznie budowane relacje, zainteresowania oparte o nasze zaciekawienie danym tematem a mniej wpływem najbliższego otoczenia, zauważymy, że ten rodzaj multitaskingu ma charakter bardziej otwarty, bardziej spontaniczny, łączy ze sobą elementy kreatywności wynikającej z wewnętrznego „ja” oraz te wynikające z obowiązków narzuconych przez otoczenie, społeczeństwo, rodzinę.

Współczesne dzieci bardzo często mają narzucony „multitasking”, czyli pod wpływem presji otoczenia ich zainteresowania są motywowane przez rodziców, przedszkole, szkoła, zajęcia dodatkowe, nauka języków, tenis, piłka nożna, pływanie, szkoła tańca, śpiewu, rower, rolki, gimnastyka artystyczna… wiele zadań w ciągu tygodnia. Często dzieci nie bardzo wiedzą, czego chcą, w czym mogą być dobre, co wzbudzi ich zainteresowanie, dlatego rodzice pomagają w wyborach zapisując na wiele zajęć. Z jednej strony to pozwala na spróbowanie różnych rzeczy i zajęć a w rezultacie wybór tych odpowiednich, z drugiej jednak może spowodować znużenie, niezadowolenie a w konsekwencji zmęczenie i wypalenie już w młodym wieku.

Być może cecha wielozadaniowości wypływa również z otoczenia, w którym się wychowujemy. Kiedy rodzicami są prawnicy, lekarze, czy inżynierowie, siłą rzeczy wychowanie dzieci jest prowadzone w kierunku sprecyzowanego zawodu, specjalizacji. Czy to jest dobre? Trudno powiedzieć, ilu mamy nieszczęśliwych lekarzy, ponieważ rodzice pragnęli mieć dziecko na medycynie lub sfrustrowanych mecenasów, ponieważ rodzice uznali, że to zawód powszechnie szanowany i dobrze płatny.

Zupełnie inne wzorce może czerpać dziecko, które wychowuje się w rodzinie aktywnych przedsiębiorców, którzy muszą reagować aktywnie na zmieniające się otoczenie rynkowe lub w rodzinie artystów, gdzie kanony sukcesu i elitarności są mierzone w zupełnie inny sposób.

Czy zatem, multitasking w życiu jest potrzebny, czy służy dobrej sprawie? W pewnych obszarach zapewne tak.

Zaczynając od roli matki małego dziecka, która musi bardzo często pogodzić w jednym czasie wiele czynności (robienie jedzenia dla siebie, karmienie, przewijanie dziecka, zadbanie o swoje potrzeby, toaletę, wyjścia itp.), przez role zawodowe: prezesów firm, przedsiębiorców, managerów projektów, którzy muszą czuwać nad całą firmą w aspekcie rozwoju, produktów, sprzedaży, marketingu, wizerunku, finansów. Ich cechy i umiejętności zarządzania muszą mieć na uwadze tzw. „big picture”, czyli obraz całej firmy lub projektu, wizję, misję  a jednocześnie umiejętność zarządzania wybranymi, wąskimi elementami, umiejętność delegowania, znalezienia rozwiązania, dotarcia do odpowiednich osób, oceny zagrożeń i szans, ryzyka, podejmowania właściwych skutecznych decyzji.

Rozwiązaniem jest dzielenie swoich zadań i obowiązków na małe bloki ( czasowe bądź celowe), które pozwolą wykonać wiele zadań, ale koncentrując się na jednym w danym momencie , nie tracąc na jakości. Planowanie i zapisywanie bloków oraz list zadaniowych również ma swoje zalety (tzw.: to do, calls, to pay, to think, to decide).

Wg Deloitte w ciągu ostatniej dekady, szczególnie w branży IT na popularności zyskał termin „Agile”. Temat zwinnego zarządzania regularnie pojawia się podczas największych konferencji IT zarówno w Polsce jak i na świecie, a liczba transformacji, które zakończyły się sukcesem, tylko podnosi entuzjazm kadr zarządzających. Kolejne organizacje podążając za modą i współczesnymi trendami decydują się na porzucenie tradycyjnego modelu kaskadowego, aby uczyć się pracy zgodnie z filozofią Agile. 

W przeciwieństwie do modelu kaskadowego, Agile zakłada, że na początku projektu nie jesteśmy w stanie dokładnie zaplanować jego całego przebiegu. W związku z tym, praca jest podzielona na krótkie cykle, nazywane sprintami (zazwyczaj od 1 do 4 tygodni), podczas których zespół samodzielnie planuje prace, projektuje rozwiązanie, programuje, testuje oraz otrzymuje informację zwrotną (z ang. feedback) od klienta. Iteracyjny tryb pracy pozwala na regularne dostarczanie mniejszych części finalnego rozwiązania oraz na dużą elastyczność w zakresie zmian zakresu projektu.

Zarządzanie zwinne początkowo było odpowiedzią na liczne wyzwania, które stały przed przedsiębiorstwami zajmującymi się wytwarzaniem oprogramowania. Obecnie rośnie liczba organizacji, które decydują się na przeniesienie filozofii oraz technik Agile na pozostałe gałęzie biznesu. Zarządzanie zwinne w kontekście wytwarzania oprogramowania, to nic innego jak grupa metod, które łączy ze sobą elastyczność, transparentność oraz zdrowy rozsądek. (Źródło: Deloitte )

Czy wobec tego jest możliwe zarządzanie swoim własnym projektem w dobie rozwoju programowania algorytmów sztucznej inteligencji i różnych aplikacji, w którym będziemy jednocześnie prezesem, sprzedawcą, marketerem, traderem, dyrektorem finansowym a z drugiej strony wolnym człowiekiem, wizjonerem, dyrektorem kreatywnym, pisarzem, kreatorem mediów?

Fashion & Cash – designed to aspire

Tekst: Gocha

Źródło: Interviewme, Deloitte

Zdjęcia: Pinterest